Инвентаризация компьютеров

По правилам бухучета, как минимум один раз в год (обычно в начале года), каждая организация должна проводить инвентаризацию компьютерной техники. Если этот процесс не автоматизировать, то он будет каждый раз отнимать очень много времени у сотрудников ИТ подразделения. Соответственно, приносить существенные убытки компании, так как работа ИТ сотрудников оплачивается высоко.

В Hardware Inspector реализован механизм строгого контроля реального наличия на рабочих местах приписанного к ним оборудования с использованием штрих-кода.

В качестве штрих-кода может использоваться как код, нанесенный на устройство заводом изготовителем, так и этикетки, которые могут быть напечатаны из Hardware Inspector.

Этикетки могут быть распечатаны как на обычном лазерном принтере на бумаге формата А4, так и на специализированных этикеточных принтерах. При печати на обычном принтере удобно использовать листы самоклейки. Встроенный в программу дизайнер отчетов позволяет пользователю создать свой шаблон этикетки с логотипом организации и необходимым составом данных.

Идентифицировать устройства можно с помощью штрих-кода, стикера, инвентарного номера, серийного номера или номера паспорта. В окне ввода набирается номер (вручную на клавиатуре или считывается сканером штрих-кода со стикера, наклеенного на устройство), и устройство попадает в список "Инвентаризованные". То оборудование, которое еще не идентифицировано, но приписано к данному рабочему месту, находится в списке "Не инвентаризованные".

Если инвентаризованное устройство приписано к другому рабочему месту, то оно попадает в отдельный список "Числится на другом рабочем месте".

Соответственно, на том рабочем месте появится список "Обнаружено на другом рабочем месте". В таком случае на основании инвентаризации можно провести перемещение устройства.

Состояние инвентаризации наглядно представлено в одноименной форме.

Период текущей инвентаризации включает в себя текущую дату. По каждому устройству можно посмотреть историю инвентаризаций, в ходе которых данное устройство было идентифицировано.

Предполагается, что при проведении инвентаризации компьютеров сотрудники ИТ отдела обходят рабочие места со сканером штрих-кода и ноутбуком (а лучше - недорогим нетбуком). Ноутбук вместе со сканером штрих-кода выполняет функции недорогого интеллектуального терминала сбора данных.

Перед тем как идти по рабочим местам, из Hardware Inspector экспортируется в программный модуль "Инвентаризатор" файл описания базы данных. Инвентаризатор использует эту "выжимку" из базы данных для идентификации сканируемых устройств.

По возвращении в ИТ отдел в Hardware Inspector импортируется инвентаризационный пакет. В историю инвентаризации каждого устройства, подлежащего инвентаризации, добавляется запись о факте наличия этого устройства такого-то числа на таком-то рабочем месте. Этот факт подтвержден таким-то сотрудником, который осуществлял сканирование.

Начальник ИТ отдела при этом видит общее состояние процесса открытой инвентаризации. Какие рабочие места уже проинвентаризированы, какие еще нет. А также отклонения, обнаруженные в ходе проведения инвентаризации.

В принципе, проводить инвентаризацию устройств путем сканирования штрих-кодов можно и из самой программы Hardware Inspector. Но при этом компьютер, на котором запущен Hardware Inspector, должен быть подключен к сети и иметь доступ к рабочей базе данных.